Tanım
Narius'da bulunan "Finans" kavramı;
- Finans dünyasındaki kişi, kurum veya farklı ödeme araçlarını ifade eden ortak bir kavramdır.
Veya farklı bir ifadeyle;
- Narius yazılımında para veya ürün transferlerinin tarafı olan tüm varlıklara verilen genel ifadedir.
Finans olarak tanımlanan kayıtlar şunlardan biri olabilir;
- Cari (Müşteri, tedarikçi, diğer ticari paydaşlar)
- Banka Hesabı (Banka hesaplarınız)
- Kredi Kartı (Ana veya bağlı ek kredi kartlarınız)
- Kasa (Nakit para kasalarınız)
- Pos (Pos cihazlarınız)
- Taşıt (Araç filonuz)
- Personel (Çalışan personeliniz)
Bu ayrım Narius'da Finans Tipi olarak adlandırılır.
Kayıtların Ayrıştrılması
Tüm finansal kayıtlar Kodu ve Ünvanı alanlarına sahiptir ve birbirlerinden bu iki değer ile ayrıştırılır.
Narius sisteminde aynı kod ve ünvana sahip birden fazla Cari kaydı olmamalıdır. Benzer şekilde aynı kod ve ünvana sahip birden fazla Kredi Kartı veya Kasa kaydı oluşturulmamalıdır
Finans tiplerinden herhangi birinden yeni bir kayıdı oluşturulması esnasında kayıt formunda bulunan Kodu alanının boş bırakılması durumunda otomatik olarak benzersiz bir kod atanmaktadır
Kodu alanı istenirse el ile doldurulabilir veya daha sonradan varolan değeri değiştirilebilir. Finans tiplerine bağlı olarak standart bir kod sisteminin kullanılması tavsiye olunur
Finans Ortak Özellikleri
- Kod: Benzersiz finans kodu
- Ünvan: Finans adı
- Döviz: Varsayılan para birimi
- Şube: Bağlı olduğu şube
- Grup: Grup Kullanımı
- Özel Kodlar: Özel Kod Kullanımı
Ana Finans \ Alt Finans Özelliği
- Finans hesaplarına ait bakiyelerin kırılımlar halinde takibini sağlayan bir özelliktir
Veya farklı bir ifadeyle;
- Kurumsal kimlik altında tek bir cari hesap ile takip ettiğiniz bir müşterinizin şubelerinin bakiyelerini ayrı ayrı takip etmenizi sağlayan sisteme verilen addır.
Ana \ Alt Hesap Şeklinde Tanımlanabilen Finans Tipleri
Narius, tüm finans tiplerini alt yapısal olarak ana ve alt hesap şeklinde tanımlayabilme yeteneğine sahip bulunmasına rağmen mevcut sürümünde sadece şu finans hesap tipleri ana ve alt hesap olarak ilişkilendirilebilmektedir;
- Kredi Kartları: Ana kart ve Ek kart ayrımı için
- Cari Hesaplar: cari kayıtlarınızın bakiyelerini şube veya bölge olarak ayrı hesaplar şeklinde takibi için
- Banka Hesaplarında
Ana \ Alt Hesap Sisteminin Kullanılabileceği Fiş Tipleri
- Tüm finans fişleri formundaki Alacak ve Borç hesap seçimlerinde
- Tüm stok fişleri formundaki Cari hesap seçiminde
Diğer Bilinmesi Gereken Hususlar
Alt hesap seçimi için ana hesap seçimi zorunlu olduğundan ana hesap bakiyesini etkilemeyen bir finans veya stok fişi oluşturulamaz. Alt hesap kullanılarak oluşturulan bir fiş otomatik olarak ana hesap bakiyesine yansıtılır. Yani; toplam bakiyenin tespiti için alt hesap bakiyelerinin tekrar ana hesap bakinesine eklenmesine gerek yoktur. Bu toplama ilemi yapılırsa ana hesap bakiyesi olması gerekenin iki katı fazlası olacaktır
Tüm fiş kayıtlarının oluşturulmasında alt hesap kullanılmadan sadece ana hesap seçilerek kayıt oluşturulabilinir. Bu durumda bu fiş ile oluşan bakiye sadece ana hesabı etkiler. Bu özellik ile ortaya çıkan sonuçlar;
- Alt hesapların bakiyelerinin toplamı ana hesap toplamına eşit olması zorunluluğu yoktur
- Alt hesap bakiyeleri toplamı ana hesaptan az olabilir ama fazla olamaz
Ana ve alt hesap ilişkisi sadece bir seviye kurulabilir. Bir alt hesabın başka alt hesapları olamaz
Bir hesap sadece bir ana hesaba bağlanabilir, aynı anda birden fazla ana hesaba sahip olamaz
Ana ve alt hesap ilişkisi bu hesaplar kullanılmadan önce oluşturulmalıdır. Bu hesaplar kullanıldıktan sonra bu ilişki değiştirilse söz konusu hesaplara ait bakiyeler bozulacaktır. Bu durumun düzeltilmesi için hesap ilişkisi ya orjinal haline getirilmeli veya bu hesapların kullanıldığı tüm fişler içindeki Ana Hesap ve Alt Hesapları tekrar değiştirilerek kaydedilmelidir. Bu son işlem farklı komplikasyonlara sebep olabileceği için bu konuda baştan titiz davranmak ve bu hataya düşmemek önemlidir
Örnek Kullanım
Her satış faturası bir Finans (Cari) ile ilişkilendirilir
Kasa ödeme fişi bir Finans (Kasa) ile ilişkilendirilir
Personel maaş ödemesi bir Finans (Personel) ile ilişkilendirilir