Cari Fatura Borç Hatırlatma

Tanım

Fatura Borç Hatırlatma özelliği, vadesi geçmiş fatura borçları olan cari hesaplarınıza otomatik olarak e-posta hatırlatması gönderen bir sistemdir. Bu sistem, belirlediğiniz kurallara göre düzenli aralıklarla müşterilerinize ödeme hatırlatmaları yaparak tahsilat süreçlerinizi kolaylaştırır.

Sistem Nasıl Çalışır?

Sistem, belirlediğiniz zamanlarda otomatik olarak çalışır ve şu adımları gerçekleştirir:

• Vadesi geçmiş ve ödenmemiş faturalar tespit edilir
• Her cari hesap için belirlediğiniz hatırlatma kuralları kontrol edilir
• Hatırlatma zamanı gelen borçlar için otomatik e-posta gönderilir
• Gönderilen e-postalar sistem tarafından kaydedilir
• Hata durumunda yetkili kişilere bilgilendirme yapılır

Ön Koşullar

Sistemin doğru çalışabilmesi için aşağıdaki tüm koşulların sağlanması gerekmektedir. Her bir madde sistemin doğru çalışması için kritik öneme sahiptir.

Firma Varsayılan Ayarları

Firma düzeyinde minimum tutar eşikleri belirlenmelidir. Bu ayarlar ile küçük tutarlı borçlar için gereksiz e-posta gönderiminin önüne geçilir.

Ayarlanması Gereken Alanlar:

• Fatura Borç Bildirimi Minimum Tutarı (TL): TL cinsinden faturalar için bildirim yapılacak minimum borç tutarı

  • Örnek: 100 TL olarak ayarlarsanız, 100 TL'nin altındaki borçlar için hatırlatma gönderilmez
  • 0 (sıfır) olarak ayarlarsanız, tutara bakılmaksızın tüm borçlar için hatırlatma gönderilir

• Fatura Borç Bildirimi Minimum Tutarı (USD): Dolar cinsinden faturalar için minimum borç tutarı

  • USD cinsinden işlem yapıyorsanız bu alanı doldurmalısınız

• Fatura Borç Bildirimi Minimum Tutarı (EURO): Euro cinsinden faturalar için minimum borç tutarı

  • EUR cinsinden işlem yapıyorsanız bu alanı doldurmalısınız

Önemli Notlar:

• Minimum tutar ayarları isteğe bağlıdır ancak önerilir
• Her döviz cinsi için ayrı ayrı minimum tutar belirleyebilirsiniz
• Sistem, faturanın döviz cinsine göre ilgili minimum tutarı kontrol eder

E-Posta İçerik Şablonu

Müşterilere gönderilecek hatırlatma e-postası için bir şablon oluşturulmalıdır.

Şablon Gereksinimleri:

• E-posta Konu Alanı: Mutlaka doldurulmalıdır (zorunlu)

  • Örnek: "Ödeme Hatırlatması - {{Firma Ünvanı}}"

• {{Sistem Mesajı}} Değişkeni: E-posta içeriğinde mutlaka bulunmalıdır (zorunlu)

  • Bu değişken sistem tarafından otomatik olarak doldurulur
  • Her geciken taksit için aşağıdaki bilgiler gösterilir:
    • Vade Tarihi: Taksit ödemesinin yapılması gereken tarih
    • Kalan Tutar: Ödenmesi gereken tutar ve döviz cinsi
  • Örnek Çıktı:

    Vade: 15.01.2024
    Kalan Tutar: 1.250,00 TL
    

• Diğer Kullanılabilecek Değişkenler:

  • Şablonunuzda cari bilgileri, firma bilgileri ve fiş bilgileri gibi diğer değişkenleri de kullanabilirsiniz
  • CRM şablon yapısına uygun tüm değişkenler kullanılabilir

Şablon Örneği:

Sayın {{Cari Ünvanı}},

Aşağıdaki fatura borçlarınızın vadesi geçmiştir. En kısa sürede ödemenizi rica ederiz.

{{Sistem Mesajı}}

Ödemenizi yapmış iseniz bu mesajı dikkate almayınız.

Saygılarımızla,
{{Firma Ünvanı}}

Şablon Bilgisi:

• Oluşturduğunuz şablonun adını not alın
• Bu isim, "Kontrol ve Otomatik Bildirim Görevleri" sayfasında oluşturacağınız görev parametrelerinde kullanılacaktır

Cari Hesap Ayarları

Her cari hesap için aşağıdaki kontroller yapılır. Hatırlatma gönderilecek cari hesapların tüm bu şartları sağlaması gerekir.

Zorunlu Ayarlar:

• Cari Hesap Aktif Olmalı: Cari hesabın "Aktif" durumda olması gerekir

  • Pasif cari hesaplar için hatırlatma gönderilmez

• Ödeme Planı Kullan: Bu seçenek mutlaka aktif edilmelidir

  • Ödeme planı kullanmayan cari hesaplar için hatırlatma gönderilmez
  • Not: Sistem ödeme planındaki taksit bilgilerini kullanarak hatırlatma yapar

• Vade Sonrası İlk Bildirim Süresi (Gün): Bu alan doldurulmalı ve 0'dan büyük olmalıdır (zorunlu)

  • Vade tarihinden kaç gün sonra ilk hatırlatma gönderileceğini belirler
  • Örnek: 3 gün olarak ayarlarsanız, vade tarihinden 3 gün sonra ilk hatırlatma gönderilir
  • 0 (sıfır) olarak ayarlarsanız, o cari için hatırlatma gönderilmez

• Bildirimler Arası Bekleme Süresi (Gün): İlk hatırlatmadan sonraki hatırlatmalar arası geçecek süre

  • Örnek: 7 gün olarak ayarlarsanız, her 7 günde bir hatırlatma gönderilir
  • Bu alan boş bırakılabilir (isteğe bağlı)

Ayar Yerleri:

• Cari hesap kartını açın "Fatura Borç Hatırlatma" sekmesini bulun
• İlgili alanları doldurun ve kaydedin

Örnek Senaryo:

Vade Tarihi: 01.01.2024
Vade Sonrası İlk Bildirim Süresi: 3 gün
Bildirimler Arası Bekleme Süresi: 7 gün

İlk Hatırlatma: 04.01.2024
İkinci Hatırlatma: 11.01.2024
Üçüncü Hatırlatma: 18.01.2024
... (ödeme yapılana kadar devam eder)

Cari Lokasyon Ayarları

Her cari hesabın en az bir lokasyonu olmalıdır ve bu lokasyon aktif durumda olmalıdır.

Gereksinimler:

• Lokasyon Tanımlı Olmalı: Her cari için en az bir lokasyon kaydı bulunmalıdır
• Lokasyon Aktif Olmalı: Lokasyon "Aktif" durumda olmalıdır
  • Pasif lokasyonlar için hatırlatma gönderilmez

Kontrol:

• Cari hesap detaylarından lokasyon bilgilerini görüntüleyin
• Lokasyonun aktif olduğundan emin olun

Cari İlgili Kişi Tanımları

Hatırlatma e-postasının gönderileceği kişilerin sisteme tanımlanmış olması gerekir.

Zorunlu Koşullar:

• İlgili Kişi Tanımlı Olmalı: Cari için en az bir ilgili kişi kaydı bulunmalıdır

• İlgili Kişi Aktif Olmalı: İlgili kişinin "Aktif" durumda olması gerekir

  • Pasif ilgili kişilere e-posta gönderilmez

• Fatura Borç E-Posta Seçeneği İşaretli Olmalı: İlgili kişi kartında "Fatura Borç E-Posta" seçeneği mutlaka işaretlenmelidir

  • Bu seçenek işaretli değilse, o kişiye hatırlatma gönderilmez
  • Not: Bir caride birden fazla ilgili kişi varsa, her biri için ayrı ayrı bu seçenek kontrol edilir

• E-posta Adresi Doldurulmalı: İlgili kişinin e-posta adresi mutlaka girilmelidir (zorunlu)

  • Boş e-posta adresi olan kayıtlar sistem tarafından hata olarak raporlanır
  • Geçerli bir e-posta adresi formatı olmalıdır
  • Bu alana birden fazla e-posta adresi yazılmamalıdır

Birden Fazla İlgili Kişi:

• Bir cari hesap için birden fazla ilgili kişi tanımlayabilirsiniz
• Her ilgili kişi için "Fatura Borç E-Posta" seçeneğini ayrı ayrı işaretleyebilirsiniz
• İşaretli olan tüm kişilere hatırlatma gönderilir

Ayar Yeri:

• Cari Hesap Kartı sayfası Kişiler sekmesinden ilgili kişi ekleyin veya düzenleyin
• "Fatura Borç E-Posta" kutucuğunu işaretleyin
• E-posta adresini girin

Fatura Özellikleri

Sistem, yalnızca belirli koşullara uyan faturalar için hatırlatma gönderir.

Faturanın Sağlaması Gereken Şartlar:

• E-Fatura Numarası: E-Fatura Numarası alanı dolu olmalıdır

• Satış Faturası Olmalı: Yalnızca satış faturaları dikkate alınır

  • Alış faturaları için hatırlatma gönderilmez
  • Not: Sistem sadece müşterilerinize kestiğiniz faturalar için hatırlatma yapar

• Cari İşle Seçeneği Aktif Olmalı: Faturanın "Cari İşle" özelliği işaretli olmalıdır

  • Bu seçenek işaretli değilse, fatura cari hareketlerine yansımaz ve hatırlatma gönderilmez

• Onay Durumu: Fatura aşağıdaki onay durumlarından birinde olmalıdır:

  • Onaylanmış faturalar
  • Onay beklemesi olmayan faturalar
  • Not: Onay bekleyen veya reddedilen faturalar için hatırlatma gönderilmez

• Kalan Tutar Sıfırdan Büyük Olmalı: Faturanın ödenmemiş bir tutarı olmalıdır

  • Kalan tutar 0 (sıfır) ise, fatura tamamen ödenmiş demektir ve hatırlatma gönderilmez
  • Kısmen ödenmiş faturalar için kalan tutar üzerinden değerlendirme yapılır

• Ödeme Planına Bağlı Olmalı: Fatura bir ödeme planına sahip olmalıdır

  • Ödeme planı olmayan faturalar değerlendirilmez

Ödeme Planı Taksitleri

Sistem, ödeme planındaki taksitleri kontrol ederek hangi taksitler için hatırlatma gönderileceğini belirler.

Taksitin Sağlaması Gereken Şartlar:

• Vade Tarihi Geçmiş Olmalı: Taksitin vade tarihi bugünden önce olmalıdır

  • Örnek: Bugün 10.01.2024 ise, 09.01.2024 ve öncesi vadeli taksitler dikkate alınır
  • Henüz vadesi gelmemiş taksitler için hatırlatma gönderilmez

• Döviz Cinsi Eşleşmeli: Taksitin döviz cinsi ile faturanın döviz cinsi aynı olmalıdır

  • Örnek: Fatura TL cinsindeyse, taksit de TL cinsinden olmalıdır

• Minimum Tutar Şartı: Geciken kalan tutar, Firma Varsayılan ayarlarında belirlenen minimum tutarı aşmalıdır

  • TL cinsinden faturalar için TL minimum tutarı kontrol edilir
  • USD cinsinden faturalar için USD minimum tutarı kontrol edilir
  • EUR cinsinden faturalar için EUR minimum tutarı kontrol edilir
  • Minimum tutar 0 ise veya tanımlı değilse, bu şart dikkate alınmaz

Kontrol ve Otomatik Bildirim Görevleri Yapılandırması

Sistemin otomatik çalışması için bir zamanlanmış görev oluşturulmalıdır.

Görev Parametreleri (Zorunlu):

• Fatura Borç Hatırlatma Şablonu: Daha önce oluşturduğunuz şablon adı

  • Bu alan boş bırakılamaz
  • Geçerli bir şablon adı girilmelidir

• Gönderen E-Posta Adresi: E-postaların hangi adresten gönderileceği

  • Geçerli ve yapılandırılmış bir e-posta adresi olmalıdır
  • Bu alan boş bırakılamaz
  • Örnek: bilgi@firmam.com

• Hata Mesajlarının Gönderileceği E-posta Adresleri: Sistem hataları veya bilgilendirmeler için e-posta adresleri

  • Birden fazla adresi noktalı virgül (;) ile ayırarak bu alana girebilirsiniz
  • Örnek: muhasebe@firmam.com;yonetici@firmam.com
  • Bu alan isteğe bağlıdır ancak önerilir

• CC E-Posta Adresleri: Müşterinize gönderilen hatırlatma e-postasının bir kopyasının gönderileceği e-posta adresi\adresleridir

  • Birden fazla adresi noktalı virgül (;) ile ayırarak bu alana girebilirsiniz
  • Geçerli ve yapılandırılmış bir e-posta adresi olmalıdır
  • Bu alan boş bırakılabilir
  • Örnek: bilgi@firmam.com

Görev Çalışma Zamanı:

• Önerilen Çalışma Sıklığı: Günde bir kere (gece saatlerinde)

  • Örnek: Her gün 02:00'da çalışacak şekilde ayarlayın

• Hata Durumu Bildirimi: Görev başarısız olduğunda veya hata oluştuğunda belirlenen e-posta adreslerine bilgilendirme yapılır

Görev Oluşturma:

• Kontrol ve Otomatik Bildirim Görevleri menüsüne gidin
• "Cari_Fatura_Borc_Hatirlatma" görevini oluşturun
• Parametreleri yukarıdaki bilgilere göre doldurun
• Çalışma zamanını ayarlayın ve aktif edin

İşlem Adımları

Sistemi kurmak ve kullanmaya başlamak için aşağıdaki adımları sırasıyla takip edin.

Adım 1: Firma Varsayılan Ayarlarını Yapın

• Firma yönetimi veya ayarlar menüsünden "Firma Varsayılan Ayarları"na gidin
• "Fatura Borç Bildirimi Minimum Tutarı" alanlarını bulun
• İhtiyacınıza göre minimum tutarları girin:
  • TL için minimum tutar (örn: 100)
  • USD için minimum tutar (örn: 10)
  • EUR için minimum tutar (örn: 10)
• Değişiklikleri kaydedin

İpucu: Küçük tutarlı borçlar için gereksiz e-posta gönderimini önlemek amacıyla makul bir minimum tutar belirleyin.

Adım 2: E-Posta Şablonu Oluşturun

• Şablonlar menüsüne gidin
• Yeni bir şablon oluşturun
• Şablona anlamlı bir isim verin (örn: "Fatura Borç Hatırlatma Şablonu")
• E-posta Konu alanını doldurun (örn: "Ödeme Hatırlatması")
• E-posta İçeriği alanına şablonunuzu yazın
• Mutlaka {{Sistem Mesajı}} değişkenini ekleyin
• Örnek şablon:

Sayın Müşterimiz,

Aşağıdaki fatura borçlarınızın vadesi geçmiştir. 
Ödemenizi en kısa sürede yapmanızı rica ederiz.

{{Sistem Mesajı}}

Ödemenizi yapmış iseniz bu mesajı dikkate almayınız.

İyi günler dileriz.

• Şablonu kaydedin ve Şablon Adını not alın

Adım 3: Cari Hesapları Yapılandırın

Her bir cari hesap için aşağıdaki ayarları yapın:

• Finans menüsünden "Cari Hesap Kartları"a gidin
• Hatırlatma göndermek istediğiniz cari hesabı açın
• Aşağıdaki alanları doldurun:
  • Ödeme Planı Kullan: Bu seçeneği işaretleyin
  • Vade Sonrası İlk Bildirim Süresi (Gün): Örn: 3 (vade tarihinden 3 gün sonra ilk hatırlatma)
  • Bildirimler Arası Bekleme Süresi (Gün): Örn: 7 (her 7 günde bir hatırlatma)
• Değişiklikleri kaydedin

Adım 4: Cari Lokasyonlarını Kontrol Edin

• Her cari hesap için en az bir lokasyon tanımlı olmalıdır
• Cari hesap detaylarından "Lokasyonlar" sekmesine gidin
• Lokasyonun "Aktif" durumda olduğundan emin olun
• Gerekirse yeni lokasyon ekleyin

Adım 5: İlgili Kişileri Tanımlayın

Her cari hesap için hatırlatma alacak kişileri tanımlayın:

• Cari hesap detaylarından "Kişiler" sekmesine gidin
• Yeni ilgili kişi ekleyin veya mevcut kaydı düzenleyin
• Aşağıdaki bilgileri doldurun:
  • Ad Soyad: İlgili kişinin adı
  • E-posta: Geçerli bir e-posta adresi (zorunlu)
  • Fatura Borç E-Posta: Bu kutucuğu işaretleyin
  • Aktif: Bu kutucuğu işaretleyin
• Kaydedin

Not: Birden fazla kişiye hatırlatma göndermek istiyorsanız, her biri için ayrı kayıt oluşturun ve "Fatura Borç E-Posta" seçeneğini işaretleyin.

Adım 6: Zamanlanmış Görevi Oluşturun

• "Kontrol ve Otomatik Bildirim Görevleri" menüsünden sayfayı açın
• Yeni bir görev oluşturun
• Görev tipini "Cari Fatura Borç Hatırlatma" olarak seçin
• Görev parametrelerini doldurun:
  • Fatura Borç Hatırlatma Şablonu: Adım 2'de oluşturduğunuz şablonun adı
  • Gönderen E-Posta Adresi: Örn: bilgi@firmam.com
  • Hata Mesajlarının Gönderileceği E-posta Adresleri: Örn: muhasebe@firmam.com
• Çalışma zamanını ayarlayın:
  • Sıklık: Günlük
  • Saat: 02:00 (gece 2'de)
• Görevi aktif edin
• Kaydedin

Sistemin Çalışma Mantığı

Sistemin nasıl çalıştığını adım adım anlatalım:

Çalışma Akışı

1. Görev Başlatma

• Belirlenen zamanda (örn: her gece 02:00'da) zamanlanmış görev çalışır
• Görev parametreleri okunur (şablon ID, gönderen e-posta, vb.)

2. E-Posta Şablonu Kontrolü

• Belirtilen şablon bulunur
• Şablonun "E-posta Konu" alanının dolu olduğu kontrol edilir
• Şablon bulunamazsa veya konu boşsa hata mesajı gönderilir

3. Uygun Cari Hesapların Tespiti

• Sistemdeki tüm cari hesaplar taranır
• Aşağıdaki şartları sağlayan cariler listelenir:
  • Cari hesap aktif
  • Cari lokasyonu aktif
  • Kişi aktif
  • Kişinin "Fatura Borç E-Posta" seçeneği işaretli
  • Cari hesapta "Vade Sonrası İlk Bildirim Süresi" > 0
  • İlgili kişinin e-posta adresi dolu
  • Cari hesapta "Ödeme Planı Kullan" aktif

4. Borçlu Faturaların Tespiti

• Adım 3'te belirlenen cariler için borçlu faturalar listelenir:
  • Satış faturası
  • Cari İşle alanı işaretli
  • Onaylanmış veya onay beklemesi yok
  • Kalan tutar > 0
  • Ödeme planı nevcut

5. Geciken Taksitlerin Tespiti

• Her fatura için ödeme planı taksitleri kontrol edilir:
  • Vade tarihi bugünden önce
  • Döviz cinsi fatura ile aynı
  • Ödeme planında bulunan tarih alanı geçmiş

6. E-Posta Gönderme Zamanı Kontrolü

Her geciken taksit için aşağıdaki mantık uygulanır:

İlk Hatırlatma İçin:

• Taksit için daha önce e-posta gönderilmemiş mi kontrol edilir
• Vade tarihi ile bugün arasındaki gün farkı hesaplanır
• Bu fark "Vade Sonrası İlk Bildirim Süresi"nden büyükse hatırlatma gönderilir
• Örnek: Vade: 01.01.2024, Bugün: 05.01.2024, İlk Bildirim Süresi: 3 gün → 4 > 3 olduğu için hatırlatma gönderilir

Sonraki Hatırlatmalar İçin:

• Son hatırlatma tarihi ile bugün arasındaki gün farkı hesaplanır
• Bu fark "Bildirimler Arası Bekleme Süresi"nden büyükse yeni hatırlatma gönderilir
• Örnek: Son Hatırlatma: 05.01.2024, Bugün: 13.01.2024, Bekleme Süresi: 7 gün → 8 > 7 olduğu için yeni hatırlatma gönderilir

7. Minimum Tutar Kontrolü

E-posta gönderme zamanı gelmiş olsa bile minimum tutar şartı kontrol edilir:

• Fatura TL cinsindeyse → Geciken kalan tutar >= TL minimum tutarı
• Fatura USD cinsindeyse → Geciken kalan tutar >= USD minimum tutarı
• Fatura EUR cinsindeyse → Geciken kalan tutar >= EUR minimum tutarı
• Minimum tutar tanımlı değilse veya 0 ise bu kontrol yapılmaz

8. E-Posta Gönderimi

Tüm şartlar sağlanırsa:

• Şablondaki {{Sistem Mesajı}} değişkeni, taksit bilgileri ile doldurulur:

  Vade: 01.01.2024
  Kalan Tutar: 1.250,00 TL
  

• E-posta ilgili kişiye gönderilir
• Gönderim tarihi ve e-posta adresi sisteme kaydedilir
• Bir faturanın birden fazla geciken taksiti varsa, hepsi için ayrı e-posta gönderilir

9. Hata Yönetimi

• Herhangi bir hata oluşursa, hata mesajı "Hata Mesajlarının Gönderileceği E-posta Adresleri" alanında belirtilen kişilere gönderilir

10. Kayıt Tutma

Her gönderilen e-posta için sistem şunları kaydeder:

• Hangi taksit için gönderildiği
• Gönderim tarihi ve saati
• E-postanın gönderildiği adres
• Gönderimi yapan kullanıcı (Zamanlanmış görev ile gönderim yapılırsa "Robot Kullanıcı"ı olacaktır)

Mükerrer Gönderim Önleme

Sistem, aynı taksit için gereksiz e-posta gönderimini şu şekilde önler:

• Her taksit için son gönderim tarihi kaydedilir
• "Bildirimler Arası Bekleme Süresi" dolmadan yeni e-posta gönderilmez
• Taksit ödendiğinde (kalan tutar 0 olduğunda) artık o taksit için e-posta gönderilmez

Yapılan Hatırlatma İşlemlerinin Görüntülenmesi

Aşağıdaki sayfalardan hatırlatma sistemi ile gönderilen e-posta ve fatura bilgilerine ulaşabilirsiniz;

• TekRapor

• Narius

  • Fatura Borç & Alacak Durumu

    • Fatura Borç & Alacak Durum sayfasını açın
    • Satır Detay paneli görüntüleyin
    • "Ödeme Planı"** tablosunu bulun
    • Hatırlatma sütununu bulun

  • Haftalık Ödeme Planı Analizi

    • Haftalık Ödeme Planı Analizi sayfasını açın
    • Tahsilatları görüntüleyin
    • Tahsil edilecek tutar değerlerinden herhangi birini tıklayın
    • Açılacak penceredeki listeden "Hatırlatma" sütununu bulun

"Hatırlatma" başlıklı sütunda bulunan diğer gizli sütunları sütün seçiciyi kullanarak görünür hale getirebilirsiniz. Sütun seçicide bulunan hatırlatma ile ilgili sütunlar;

• E-posta zamanı
• Gönderim yapan kullanıcı
• Gönderim yapılan e-posta adresi

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

Kritik Kontrol Listesi

Sistemin çalışması için aşağıdaki tüm maddelerin sağlandığından emin olun:

Firma Düzeyinde:

• Minimum tutar ayarları yapıldı (isteğe bağlı ama önerilen)
• E-posta şablonu oluşturuldu
• Şablon içeriğinde {{Sistem Mesajı}} değişkeni var
• Şablonda e-posta konu alanı dolu
• Zamanlanmış görev oluşturuldu ve aktif

Cari Düzeyinde:

• Cari hesap aktif durumda
• Cari lokasyonu aktif durumda
• "Ödeme Planı Kullan" seçeneği işaretli
• "Vade Sonrası İlk Bildirim Süresi" > 0
• "Bildirimler Arası Bekleme Süresi" tanımlı (isteğe bağlı)

İlgili Kişi Düzeyinde:

• En az bir ilgili kişi tanımlı
• İlgili kişi aktif
• "Fatura Borç E-Posta" seçeneği işaretli
• E-posta adresi dolu ve geçerli

Fatura Düzeyinde:

• Satış faturası
• "Cari İşle" işaretli
• Onaylanmış veya onay beklemesi yok
• Kalan tutar > 0
• Ödeme planı var
• Vadesi geçmiş taksit var

Yaygın Sorunlar ve Nedenleri

Problem: Hiçbir cariye e-posta gitmiyor

• Olası Nedenler:
  • Zamanlanmış görev çalışmıyor veya aktif değil
  • Görev parametreleri eksik veya yanlış
  • CRM şablonu bulunamıyor
  • Şarları sağlayan cari yok

Problem: Bazı carilere e-posta gitmiyor

• Olası Nedenler:
  • İlgili carinin "Vade Sonrası İlk Bildirim Süresi" 0 veya boş
  • İlgili kişi tanımlı değil veya aktif değil
  • "Fatura Borç E-Posta" seçeneği işaretli değil
  • E-posta adresi boş veya geçersiz
  • Cari veya lokasyon pasif durumda
  • "Ödeme Planı Kullan" seçeneği işaretli değil
  • Minimum tutar şartını sağlamıyor

Problem: Çok fazla e-posta gönderiliyor

• Olası Nedenler:
  • "Bildirimler Arası Bekleme Süresi" çok kısa ayarlanmış
  • Minimum tutar ayarları çok düşük veya tanımlı değil
  • Çok sayıda vadesi geçmiş fatura var

Hata Mesajları ve Çözümleri

Sistem çalışırken aşağıdaki hata mesajlarıyla karşılaşabilirsiniz. Her hata için çözüm önerileri:

"Gönderen e-posta adresi belirtilmemiş"

Açıklama: Zamanlanmış görev parametrelerinde "Gönderen E-Posta Adresi" alanı boş bırakılmış.

Çözüm:

• Zamanlanmış görev ayarlarını açın
• "Gönderen E-Posta Adresi" alanına geçerli bir e-posta adresi girin
• Örnek: bilgi@firmam.com
• Görevi kaydedin

"Cari fatura borç hatırlatma şablonu bulunamadı"

Açıklama: Görev parametrelerinde belirtilen şablon sistemde bulunamadı.

Çözüm:

• Şablonlar menüsünden şablonun var olduğunu kontrol edin
• Şablonun silinip silinmediğini kontrol edin
• Gerekirse yeni bir şablon oluşturun

"Şablon konusu dolu olmalıdır"

Açıklama: CRM e-posta şablonunda "E-posta Konu" alanı boş bırakılmış.

Çözüm:

• İlgili şablonu açın
• "E-posta Konu" alanına anlamlı bir başlık girin
• Örnek: "Ödeme Hatırlatması"
• Şablonu kaydedin

"Bildirim gönderilecek cariler arasında e-posta adresi boş olan kayıtlar bulunmaktadır"

Açıklama: En az bir cari ilgili kişisinin e-posta adresi boş. Hata mesajında ilgili cari kodu belirtilir.

Çözüm:

• Hata mesajında belirtilen cari kodunu not alın
• O cari hesabın "Kişiler" kayıtlarını açın
• "Fatura Borç E-Posta" seçeneği işaretli olan kişinin e-posta adresini doldurun
• Kaydedin

Alternatif: E-posta adresi olmayan kişi için "Fatura Borç E-Posta" seçeneğini kaldırın.

"Bildirim gönderilecek cariler arasında ödeme planı kullanmayan kayıtlar bulunmaktadır"

Açıklama: En az bir cari hesapta "Ödeme Planı Kullan" seçeneği işaretli değil. Hata mesajında ilgili cari kodu belirtilir.

Çözüm:

• Hata mesajında belirtilen cari kodunu not alın
• O cari hesabı açın
• "Ödeme Planı Kullan" seçeneğini işaretleyin
• Kaydedin

Not: Ödeme planı kullanmayan cariler için hatırlatma sistemi çalışmaz.

"Borç hatırlatma e-postası gönderilecek cari hesap bulunamadı"

Açıklama: Sistemdeki hiçbir cari hesap, hatırlatma için gerekli tüm şartları sağlamıyor. Alacaklı olduğunuz müşteriniz yok. Bu durumda Zamanlanmış görevleri durdurabilirsiniz.

"Borç hatırlatma e-postası gönderilecek fiş bulunamadı"

Açıklama: Şartları sağlayan cariler var ancak bu cariler için vadesi geçmiş ve kalan tutarı olan fatura yok.

Çözüm:

• Bu durum hata değil, bilgilendirme amaçlıdır
• Sistem çalışıyor ancak henüz hatırlatma gönderilecek fatura yok
• Vadesi geçmiş faturalar oluştuğunda veya mevcut faturaların vadesi geldiğinde otomatik olarak e-posta gönderilecektir

"Görev verisinde bulunan alanları doldurmalısınız"

Açıklama: Zamanlanmış görev parametreleri hiç doldurulmamış.

Çözüm:

• Zamanlanmış görev ayarlarını açın
• Tüm zorunlu parametreleri doldurun:
  • Fatura Borç Hatırlatma Şablonu
  • Gönderen E-Posta Adresi
  • Hata Mesajlarının Gönderileceği E-posta Adresleri (isteğe bağlı)
• Görevi kaydedin

Genel Hata Durumu

Borçlu / Alacaklı Faturalar Raporu

Bu sayfa ile borçlu \ alacaklı faturalar listesine ulaşabilirsiniz.

Erişim:

• "Fatura Borç \ Alacak Durumu" sayfasına gidin

Haftalık Ödeme Planı Analizi Raporu

Bu rapor, hatırlatma gönderimi detaylarını gösterir.

Erişim:

• Finans veya Raporlar menüsünden "Haftalık Ödeme Planı Analizi"ne gidin

Görüntülenen Hatırlatma Bilgileri:

• Ödeme Hatırlatma Yapan Kullanıcı: Hatırlatmayı kim gönderdi (sistem veya manuel)
• Ödeme Hatırlatma Tarihi: E-postanın gönderildiği tarih
• Ödeme Hatırlatma E-posta Adresi: E-postanın gönderildiği adres

Sıkça Sorulacak Sorular

Neden bazı carilere e-posta gitmiyor?

En yaygın nedenler:

• İlgili carinin "Vade Sonrası İlk Bildirim Süresi" 0 veya boş olabilir
• "Fatura Borç E-Posta" seçeneği işaretli olmayabilir
• E-posta adresi boş veya geçersiz olabilir
• Cari veya lokasyon pasif durumda olabilir
• "Ödeme Planı Kullan" seçeneği kapalı olabilir
• Vadesi geçmiş fatura olmayabilir
• Minimum tutar şartını sağlamıyor olabilir
• Henüz ilk bildirim süresi dolmamış olabilir

Çözüm: "Ön Koşullar" bölümündeki tüm maddeleri kontrol edin.

E-posta gönderim sıklığını nasıl değiştirebilirim?

İki parametre ile kontrol edebilirsiniz:

İlk Hatırlatma İçin:

• Cari hesap kartındaki "Vade Sonrası İlk Bildirim Süresi (Gün)" alanını değiştirin
• Örnek: 3'ten 5'e çıkarırsanız, ilk hatırlatma vade tarihinden 5 gün sonra gider

Sonraki Hatırlatmalar İçin:

• Cari hesap kartındaki "Bildirimler Arası Bekleme Süresi (Gün)" alanını değiştirin
• Örnek: 7'den 14'e çıkarırsanız, hatırlatmalar 2 haftada bir gönderilir

Not: Bu ayarları her cari için ayrı ayrı yapabilirsiniz.

Minimum tutar ayarını neden kullanmalıyım?

Avantajları:

• Küçük tutarlı borçlar için gereksiz e-posta gönderimini önler
• Müşterilerinizi rahatsız etmez (5 TL için hatırlatma göndermenize gerek yok)
• Sistem kaynaklarını daha verimli kullanır
• E-posta sunucunuzun limitlerini korur

Önerilen Minimum Tutarlar:

• TL: 50-100 TL arası
• USD: 10-20 USD arası
• EUR: 10-20 EUR arası

Not: İşletmenizin özelliklerine göre bu tutarları ayarlayın.

Hangi fatura türleri için hatırlatma yapılır?

Yalnızca satış faturaları için hatırlatma yapılır:

• Müşterilerinize kestiğiniz faturalar
• "Cari İşleme Al" işaretli olan faturalar
• Onaylanmış faturalar
• Kalan tutarı olan faturalar
• Ödeme planına bağlı faturalar

Hatırlatma Yapılmayan Faturalar:

• Alış faturaları
• "Cari İşleme Al" işaretli olmayan faturalar
• Tamamen ödenmiş faturalar (kalan tutar 0)
• Onay bekleyen veya reddedilen faturalar
• Ödeme planı olmayan faturalar

Ön Değerler

Yeni oluşturulan cari kayıtlarında "Vade Sonrası İlk Bildirim Süresi (Gün)" değeri 2, "Bildirimler Arası Bekleme Süresi (Gün)" değeri ise 5 olacak şekilde otomatik olarak atanır.

Test nasıl yapılır?

Test Adımları:

1. Test carisi oluşturun veya seçin
2. Test carisi için tüm ayarları yapın (ön koşullar)
3. Test için kendi e-posta adresinizi ilgili kişi olarak ekleyin
4. Vadesi geçmiş bir test faturası oluşturun:
   • Geçmiş bir vade tarihi verin
   • "Cari İşle" seçeneğini işaretleyin
   • Ödeme planı oluşturun
5. "Vade Sonrası İlk Bildirim Süresi"ni 0 veya çok küçük bir değer (örn: 1) yapın
6. Zamanlanmış görevi manuel olarak çalıştırın
7. Kendi e-posta adresinize gelen mesajı kontrol edin
8. E-posta içeriğini, vade bilgilerini, tutar bilgilerini kontrol edin
9. Raporlardan gönderim kaydının tutulduğunu kontrol edin
10. Test tamamlandıktan sonra "Vade Sonrası İlk Bildirim Süresi"ni normal değerine geri alın

Şablon değişiklikleri ne zaman geçerli olur ?

Şablon değişiklikleri aktif görevleri etkilemez, görevin sonraki çalışmasında yeni şablonu kullanır.

Bir müşteriye birden fazla kişiye aynı anda e-posta gönderebilir miyim?

Evet, gönderebilirsiniz.

Nasıl:

• Cari hesap için birden fazla "Kişi" tanımlayın
• Her bir ilgili kişi için "Fatura Borç E-Posta" seçeneğini işaretleyin
• Her birinin e-posta adresini doldurun

Sonuç:

• Sistem aynı hatırlatmayı her bir ilgili kişiye ayrı ayrı gönderir
• Örnek: Hem finans müdürüne hem muhasebe sorumlususna aynı anda e-posta gider

Dikkat:

• Her kişiye ayrı e-posta gider (CC değil)
• Her e-posta sistem tarafından ayrı ayrı kaydedilir

E-posta gönderimi başarısız olursa ne olur?

Sistem Davranışı:

• Hata durumu sistem tarafından kaydedilir
• "Hata Mesajlarının Gönderileceği E-posta Adresleri" alanında belirtilen kişilere bilgilendirme yapılır
• Başarısız olan e-posta için tekrar gönderim denenmez
• Bir sonraki görev çalışmasında (örn: ertesi gün) tekrar denenir

Sistem ne kadar geriye gider? Eski borçlar için de hatırlatma yapar mı?

Evet, sistem tüm vadesi geçmiş borçları tarar.

Çalışma Mantığı:

• Vade tarihi bugünden önce olan tüm taksitler kontrol edilir
• Yaşı ne olursa olsun, şartları sağlayan tüm borçlar için hatırlatma yapılır
• Ancak, her borç için son hatırlatma tarihi kontrol edilir
• "Bildirimler Arası Bekleme Süresi" dolmamışsa yeni hatırlatma gönderilmez

Örnek:

Borç 1: Vade: 01.01.2023 (1 yıl önce) → Son hatırlatma: 01.11.2024 (3 ay önce)
Bekleme Süresi: 7 gün

Sonuç: Bekleme süresi çoktan dolduğu için yeni hatırlatma gönderilir

Önemli: Sistemi ilk kez kuruyorsanız ve geçmişte çok sayıda vadesi geçmiş borç varsa, ilk çalışmada toplu e-posta gönderimi olabilir. Bunu önlemek için:

• Sistemi kademeli olarak devreye alın
• Önce birkaç cari ile test edin
• Gerekirse eski borçlar için "Ödeme Hatırlatma Tarihi" alanını manuel olarak doldurun

Müşteri ödeme yaptıktan sonra hatırlatma durur mu?

Evet, otomatik olarak durur.

Sistem Kontrolü:

• Her çalışmada "kalan tutar" kontrol edilir
• Kalan tutar 0 olan faturalar için e-posta gönderilmez
• Kısmen ödenen faturalar için sadece kalan tutar değerlendirilir

Örnek:

Fatura Tutarı: 1.000 TL
Ödenen: 600 TL
Kalan: 400 TL

Sonuç: 400 TL için hatırlatma gönderilir

Önemli: Ödeme girişlerini sisteme düzenli olarak yapın ki gereksiz hatırlatma gönderilmesin.

Ek Notlar

En İyi Uygulamalar

• Minimum tutarları işletmenize uygun şekilde ayarlayın
• E-posta içeriğinizi profesyonel ve nazik tutun
• Müşteri geri bildirimlerini dikkate alın
• Hatırlatma sıklığını çok sık tutmayın (müşteriyi rahatsız edebilir)
• Raporları düzenli olarak kontrol edin
• Test ortamında denemeler yapın

Yasal Uyarılar

• E-posta içeriğinizin yasal düzenlemelere uygun olduğundan emin olun
• KVKK (Kişisel Verilerin Korunması) yasasına uyum sağlayın
• Müşterilerinizin e-posta almak için onayı olmalıdır
• E-posta içeriğinde müşterinin hassas bilgilerini paylaşmayın

Güvenlik

• E-posta şablonlarını düzenli olarak gözden geçirin
• E-posta adreslerinin doğruluğunu kontrol edin
• Hata mesajlarının gönderildiği adresleri sınırlı tutun
• Yetkisiz erişimi önlemek için kullanıcı yetkilerini düzenleyin